Afin de contenir la propagation du virus COVID-19, le Gouvernement français a mis en place diverses mesures sanitaires visant à interdire ou à limiter les réunions. Trois ordonnances du 25 mars 2020 sont venues adapter les règles de réunion et de délibérations des Assemblées Générales tout en aménageant certaines échéances légales. Un décret du 10 avril 2020 a apporté des précisions complémentaires.
Sont notamment visées par ces mesures toutes les sociétés civiles et commerciales.
Les sociétés peuvent ainsi choisir entre tenir leur assemblée d’approbation des comptes hors la présence physique de leurs associés ou différer leur tenue au-delà des six mois qui suivent la clôture de leur exercice.
Arrêté, audit, revue, approbation et publication des comptes – Prorogation des délais
1) Présentation des comptes annuels au conseil de surveillance (société anonyme à Directoire) – Prorogation du délai
L’article L. 225-68, alinéa 5, du Code de commerce prévoit que le Directoire d’une société anonyme doit présenter au Conseil de surveillance, dans un délai de trois mois suivant la clôture de l’exercice, les documents relatifs aux comptes annuels et le cas échéant les comptes consolidés, accompagnés du rapport de gestion et du rapport sur le gouvernement d’entreprise, aux fins de vérification et de contrôle.
L’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 proroge ce délai de trois mois, pour les sociétés dont les comptes sont clos entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois suivant la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire (soit le 24 juin 2020 actuellement).
Par conséquent, si l’exercice de la société a pris fin le 31 décembre 2019, le Directoire bénéficiera d’un délai expirant le 30 juin 2020 (au lieu du 31 mars 2020) pour présenter au Conseil de surveillance les documents susvisés.
Cet aménagement ne s’applique toutefois pas aux sociétés dotées d’un Commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport avant le 12 mars 2020.
2) Approbation des comptes annuels des sociétés – Prorogation du délai
De manière générale, les sociétés commerciales sont tenues d’approuver leurs comptes annuels dans un délai de six mois après la clôture de l’exercice. Ce délai peut faire l’objet d’une prolongation par décision de justice.
L’ordonnance n°2020-318 du 25 mars 2020 proroge ce délai de trois mois pour les sociétés ayant clôturé leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020 (soit le 24 juin 2020 actuellement).
Ainsi, une société commerciale qui clôture ses comptes le 31 décembre 2019 pourra les faire approuver jusqu’au 30 septembre 2020 (au lieu du 30 juin).
Toutefois, les sociétés et entités dotées d’un commissaire aux comptes ayant émis son rapport avant le 12 mars 2020 ne peuvent pas se prévaloir de ce dispositif.
Tenue des assemblées et des réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction – Assouplissement de leur organisation
L’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 assouplit provisoirement les règles de réunion et de délibération des assemblées des personnes morales (notamment des sociétés) et des entités dépourvues de personnalité morale de droit privé. Les assemblées peuvent ainsi être tenues à huis clos et le recours à la visioconférence, à la télécommunication (conférence téléphonique) ainsi qu’à la consultation écrite est simplifié.
Le régime dérogatoire s’applique aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues depuis le 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date ultérieure fixée par décret ne pouvant excéder le 30 novembre 2020.
Ce régime bénéficie donc rétroactivement aux réunions tenues entre le 12 mars 2020 et le 26 mars 2020, date d’entrée en vigueur de l’ordonnance. Doit être ainsi considérée comme valablement tenue toute assemblée convoquée ou réunie pendant cette période dans les conditions autorisées par l’ordonnance, nonobstant toute disposition légale ou statutaire contraire.
I. ADAPTATION DES RÈGLES POUR LES ASSEMBLÉES
1) Dérogation à l’assemblée en présentiel : l’assemblée à « huis clos »
L’ordonnance permet à certaines assemblées de se tenir à « huis clos », c’est-à-dire sans que les membres ne soient physiquement présents.
L’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut en effet décider qu’elle se tiendra sans la présence physique de ses membres et des autres personnes ayant le droit d’y assister (commissaires aux comptes, représentants des institutions représentatives du personnel, etc.) ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
La décision de recourir à l’assemblée générale à huis clos incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (il s’agit du conseil d’administration ou du directoire pour une SA, du gérant pour une SARL ou une SCI, du président pour une SAS).
Cet organe peut déléguer ce pouvoir au représentant légal de l’entité concernée (ex. directeur général).
Cette mesure n’est ouverte qu’aux assemblées convoquées en un lieu affecté, à la date de la convocation ou de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.
Si, à la date de la convocation de l’assemblée, le lieu où celle-ci doit se tenir est visé par une telle mesure, il pourra être décidé qu’elle se tiendra à huis clos, peu importe que cette mesure soit ensuite levée entre la date de la convocation et la date de réunion de l’assemblée (sous réserve toutefois que le régime transitoire soit encore en vigueur à la date de réunion).
Par ailleurs, une assemblée qui aurait été convoquée avant l’entrée en vigueur de l’ordonnance et qui se tiendrait après pourrait se tenir à huis clos, sous réserve de remplir les autres conditions prévues par l’ordonnance (en particulier en ce qui concerne l’information des membres).
Spécificité de la société à associé unique et de la société avec associés domiciliés à la même adresse
Si les statuts de la société le permettent, l’Associé unique ou les associés vivant à la même adresse pendant le confinement lié à l’épidémie du COVID-19 auront la faculté de tenir leur Assemblée Générale à leur domicile, à défaut du siège social.
2) Généralisation et assouplissement du recours aux moyens de télécommunication et de visioconférence
Déjà autorisé par la loi dans certaines entités, l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 généralise, à titre exceptionnel, le recours aux moyens de télécommunication et de visioconférence pour les assemblées de toutes les sociétés. Cette possibilité est ouverte aux membres des assemblées ainsi qu’aux autres personnes ayant le droit d’y assister (commissaires aux comptes, représentants des institutions représentatives du personnel, etc.).
Le recours aux moyens de télécommunication, de visioconférence est également assoupli pour tous les organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, et cela même en l’absence d’autorisation prévue dans les statuts de la société. L’organe compétent pour convoquer l’Assemblée Générale peut déléguer la compétence au Représentant légal. Cette délégation doit être établie par écrit et préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.
Pour les entités pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi, l’ordonnance neutralise exceptionnellement les conditions légales auxquelles il peut être soumis et toute clause contraire des statuts.
Le recours à ces moyens est ainsi désormais autorisé même si les statuts de l’entité concernée ne le prévoient pas ou l’interdisent.
Remarque : par exemple, pour les SA et les SARL, est neutralisée, le cas échéant, la règle prévoyant que les moyens de visioconférence et de télécommunication ne peuvent être utilisés que si les statuts le prévoient (C. com., art. L. 225-107, II et L. 223-27, al. 3).
Cette faculté est ouverte à l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées, y compris, le cas échéant, celles relatives à l’approbation des comptes annuels (sociaux et consolidés).
Le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication n’est toutefois possible que si les moyens techniques mis en œuvre permettent l’identification des membres des assemblées concernées. A cette fin, ils doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
La convocation doit préciser la tenue dématérialisée de l’Assemblée Générale en raison de la crise sanitaire actuelle, la date et l’heure de cette Assemblée Générale, ainsi qu’une description précise des conditions dans lesquelles les associés pourront exercer l’ensemble de leurs droits et notamment le droit de vote. A titre d’exemple, si l’Assemblée Générale se tient par visioconférence, il faudra préciser comment se connecter.
3) Assouplissement du recours à la consultation écrite
L’ordonnance assouplit le recours à la consultation écrite pour les décisions des assemblées pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi.
Les entités pour lesquelles la loi permet de prendre des décisions par voie de consultation écrite (SNC, SARL, SAS, société civile, à l’exclusion de la SA) peuvent recourir à cette faculté même si une clause statutaire ne le prévoit pas ou l’interdit.
Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées, y compris, le cas échéant, celles relatives à l’approbation des comptes annuels (sociaux et consolidés).
4) Modalités de convocation aux assemblées
L’ordonnance adapte les règles de convocation aux assemblées en ouvrant la possibilité de recourir à la dématérialisation.
Aucune nullité de l’Assemblée Générale n’est encourue si la convocation n’a pas pu être réalisée par voie postale en raison de la crise sanitaire.
En période de crise sanitaire, la convocation peut être envoyée par message électronique, accompagnée des documents habituels, à la condition que son destinataire ait préalablement indiqué l’adresse électronique où elle peut lui être transmise.
Il est aussi envisageable de procéder à un envoi par lettre recommandée électronique via le site internet de la Poste. Il faut au préalable informer le destinataire qu’une lettre recommandée électronique va lui être envoyée (décret n°2018-347 du 9 mai 2018). Le destinataire donne son accord et a la possibilité dans un délai de quinze jours à compter du lendemain de l’envoi d’accepter ou de refuser le recommandé.
L’expéditeur reçoit une preuve de réception de la part du prestataire.
Quid des convocations transmises avant le début du confinement pour une assemblée générale appelée à se tenir après cette date ?
Si la convocation à l’Assemblée Générale a déjà été envoyée avant le début du confinement, il est possible de modifier le lieu de l’Assemblée Générale ou le mode de participation sans que cela ne constitue une irrégularité de convocation. Il n’y a pas lieu de renouveler les formalités de convocation.
L’auteur de la convocation en informe alors les membres de l’assemblée par tous moyens permettant d’assurer leur information effective 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.
5) Assouplissement de l’exercice dématérialisé du droit de communication et d’information préalablement à la tenue des assemblées
L’ordonnance assouplit, pour toutes les entités, les modalités de réponse aux demandes d’information ou de communication de documents préalables à la tenue des assemblées effectuées par leurs membres. Ainsi, pendant cette période dérogatoire, les entités peuvent valablement répondre à ces demandes par message électronique, à condition toutefois que le membre intéressé précise son adresse email dans sa demande.
A défaut, l’envoi doit être réalisé dans les conditions habituelles. Dans ce cas, l’entité concernée ne saurait être tenue responsable si l’envoi ne parvient pas à son destinataire pour des raisons qui lui sont extérieures.
6) Modalités de participation et de vote
En cas de décision de tenir une assemblée à huis clos, les membres participent ou votent à l’assemblée selon les modalités habituelles et le cas échéant, selon les aménagements prévus par l’ordonnance.
Ainsi, la société peut organiser une conférence téléphonique ou audiovisuelle. Elle peut également mettre en œuvre le vote à distance, dans les conditions prévues par les textes propres à chaque forme de société ou autres formes de groupement. La société peut aussi recourir à la consultation écrite dont les conditions sont temporairement assouplies.
On peut également prévoir, en fonction des statuts de la société ou en application des dispositions légales, un pouvoir de représentation d’un associé pour réduire le nombre de participants à la réunion. Dans ce cas, le mandat peut être adressé par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.
Le mandat peut valablement parvenir à la société jusqu’au quatrième jour précédant la date de l’Assemblée Générale. Le mandataire adresse ses instructions par message électronique, sous forme du formulaire mentionné à l’article R 225-76 du Code de commerce au plus tard le quatrième jour précédant la date de l’Assemblée Générale.
En cas de vote par correspondance prévu par les dispositions légales ou statutaires, le vote peut être envoyé par message électronique à l’adresse électronique indiquée dans la convocation.
De plus, un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance ou envoyé un pouvoir a la possibilité de choisir un autre mode de participation à l’Assemblée Générale s’il respecte les délais légaux et réglementaires.
Le procès-verbal des délibérations de l’Assemblée Générale devra préciser les modalités de délibérations : à savoir le mode de convocation, le lieu de réunion de l’Assemblée Générale, le mode de participation à l’Assemblée Générale en raison de l’épidémie du COVID-19.
II. ADAPTATION DES RÈGLES POUR LES ORGANES COLLÉGIAUX D’ADMINISTRATION, DE SURVEILLANCE ET DE DIRECTION
1) Généralisation et assouplissement du recours aux moyens de télécommunication et de visioconférence
A l’instar de ce qui est prévu pour les assemblées générales, les réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent se tenir par conférence téléphonique ou par visioconférence, sous réserve que les moyens techniques employés puissent authentifier l’identification de leurs membres et garantir leur participation effective.
Il peut être fait recours à cette faculté même si une clause statutaire ne le prévoit pas, l’interdit ou prévoit d’autres modalités.
Cette disposition est applicable quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer.
2) Généralisation et assouplissement du recours à la consultation écrite
A l’instar de ce qui est prévu pour les assemblées générales, les décisions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.
Cette possibilité est ouverte sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.
Notre conseil
Chaque société ayant ses spécificités, nous restons à votre disposition pour vous conseiller concernant la stratégie à adopter quant à la tenue dématérialisée de votre Assemblée Générale ou à son report pur et simple.
Nous attirons votre attention sur le fait que, par exemple, si un renouvellement de mandat ou une autorisation de certaines opérations est prévu à l’ordre du jour, il se peut que l’Assemblée Générale ne puisse être reportée. Il en est de même concernant la distribution de dividendes étant donné qu’il y a des formalités fiscales à accomplir.
Nous vous rappelons qu’une demande de prorogation de délai de réunion de l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle devant le Président du Tribunal statuant sur requête est possible. Si les circonstances le justifient d’ici là, il sera alors possible de demander un report même après la prorogation de délai accordée par la crise sanitaire.
Nous vous informons d’ores et déjà qu’il aura lieu de mentionner l’épidémie de COVID-19 dans les documents sociaux relatifs à la société.
Sources :
Ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 relative à la prorogation des délais échus pendant la période d’urgence sanitaire et à l’adaptation des procédures pendant cette même période ;
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000041755644&dateTexte=20200407
Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de covid-19
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000041755864&dateTexte=20200407
Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000041755899
Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000041794017&categorieLien=id
FAQ du ministère de l’économie du 26 mars 2020
